Reunião de negócios: como receber estrangeiros

Nem sempre sabemos como receber estrangeiros, muito menos para uma reunião de negócios. É importante ter em mente que os costumes utilizados aqui no Brasil podem não ser os mesmos vistos lá fora, principalmente com tantas culturas diferentes ao redor do mundo. Uma das maiores barreiras entre brasileiros e estrangeiros, por exemplo, é o idioma, que pode afetar bastante a negociação e as interações sociais.

Aqui mostramos algumas dicas sobre como receber estrangeiros e muito mais!

Como receber estrangeiros na chegada ao país

O mais importante de se manter em mente em qualquer tipo de interação é: trate os outros como você gostaria de ser tratado. Manter a simpatia e a honestidade durante uma negociação ou, até mesmo, uma simples conversa é um dos passos mais simples e imprescindíveis para uma boa recepção.

Com isso em mente, antes de receber um estrangeiro é preciso pensar em algumas providências a serem tomadas na empresa onde trabalha, como a data da reunião, saber com maior antecedência para marcar e confirmar. É importante que tudo esteja organizado de acordo com os horários para que não haja correria ou imprevistos na hora em que o estrangeiro estiver chegando, assim já será causada uma boa primeira impressão.

Outro aspecto importante é providenciar a reserva de hotel, verificar a data de retorno e chegada, quem irá recepcioná-lo no aeroporto, os taxistas ou o transporte com motoristas bilíngues, o roteiro dos dias que ficará no país, a pessoa da empresa que acompanhará em todos os deslocamentos, a recepção no aeroporto como a identificação da empresa com uma placa ou afim, etc.

É imprescindível saber se o estrangeiro possui algum conhecimento sobre o seu destino, a língua falada no local em questão, os pontos que ele irá visitar e como irá chegar nesses locais, pois assim você poderá garantir que tudo esteja planejado e saia da maneira certa. Nunca é bom se sentir perdido em algum lugar, tenha certeza de que seu visitante estrangeiro não se sentirá assim.

Outras coisas importantes são bloquear as agendas dos executivos envolvidos no negócio e, especialmente, se eles estão visitando pela primeira vez, tem que preparar um roteiro para levar os visitantes, providenciar uns brindes e prestar atenção se eles estão vindo acompanhados ou não. Trate o estrangeiro com maior atenção e, assim, ele irá valorizar todo o trabalho tido em sua recepção, o que pode agregar ao seu negócio.

Durante a reunião

Especialmente, no local da reunião deve prestar atenção aos hábitos, costumes, preferências quanto à alimentação e bebidas. Tais considerações serão separadas para melhor entendimento ao longo dos tópicos, assim, você poderá organizá-los da maneira que achar melhor em suas anotações sobre como receber estrangeiros:

• Material
• Alimentação
• Costumes

Material

No momento da reunião sempre há dúvidas sobre como receber estrangeiros, uma delas é sobre o idioma dos materiais. O material a ser entregue, no caso de serem visitantes de outros países, deve ser bilíngue. Garanta que o estrangeiro conseguirá acompanhar suas propostas através do material entregue e, caso seja necessário, realize a tradução dos documentos que você utilizará para sua apresentação e os entregue para maior clareza do visitante.

Os funcionários da empresa devem ser preparados para falar o idioma do visitante. Caso nenhum integrante da equipe da reunião possua fluência ou nível intermediário na língua nativa do estrangeiro, é importante que haja alguma forma de comunicação preferenciando o visitante, por exemplo, uma pessoa para realizar a tradução simultânea ao longo da reunião.

Incrementando informações ditas anteriormente, a condução da reunião pode ser no idioma do convidado, ou senão, ser traduzido simultaneamente para ele pelos fones de ouvido (sendo essa um outra opção interessante de facilitador para a comunicação). Caso sejam vários convidados de diversos países, o ideal é que a língua preferencial seja o inglês, pois é o idioma universal.

Alimentação

Geralmente, durante uma reunião de negócios ou qualquer apresentação de proposta, é realizado um coffee break, que significa, em uma tradução literal, “pausa para o café”. Essas pausas são conhecidas ao redor do mundo por empresários e frequentemente realizadas, podendo durar entre 15 ou 20 minutos, e são interessantes ao se pensar em como receber estrangeiros.

Agora, com a presença de um estrangeiro, é importante você levar em consideração suas preferências e hábitos alimentares. Às vezes, na cultura desse visitante, há algum alimento que não deve ser consumido. Portanto, em respeito a sua cultura, é necessário possuir conhecimento sobre o que pode ser servido no coffee break, até por poder ser adicionado algum prato típico do país do estrangeiro, demonstrando o cuidado tido por você para que ele seja recebido da melhor forma  possível.

Caso não haja nenhuma restrição, o que é comumente servido nos coffee breaks pode variar de acordo com o horário em que ele ocorre, por exemplo:

• Reunião durante a manhã: podem ser servidos mini sanduíches, biscoitos, cereais, frutas da época, chás, cafés, salgados e doces (também conhecidos como petit fours).
• Reunião durante a tarde: podem ser servidos bolos de variados sabores, mini pães doces, pães salgados no geral e sucos naturais.
• Reunião durante a noite: nesse período, o coffee break pode se assemelhar a um coquetel, com alimentos leves como frutas e salgados, e, de acordo com o perfil de quem está nesta reunião, podem ser servidas bebidas alcoólicas além dos sucos.

Além da consideração sobre os alimentos a serem servidos, lembre-se de reservar um bom local para realizar essa pausa para o café, que seja confortável para todos, inclusive para o estrangeiro. Ao mesmo tempo, é necessário ter em conta a quantidade de pessoas que participarão da reunião e, consequentemente, do coffee break.

Costumes

A variedade de culturas presentes ao redor do mundo enriquece as interações sociais, e se deve ter isso em mente quando o assunto é: como receber estrangeiros. O que valoriza cada indivíduo é, também, a existência dessa diversidade, que deve ser respeitada em qualquer ocasião. Durante a reunião de negócios, então, é imprescindível respeitar os costumes do visitante estrangeiro.

Em hipótese alguma faça piadas sobre o modo de falar ou agir do visitante (isso é algo que serve tanto para estrangeiros quanto para nativos), não realize comentários desagradáveis sobre os costumes do estrangeiro pois eles possuem grande probabilidade de incomodar o visitante em questão. Seja sempre profissional e respeitoso, em qualquer situação.

Após a reunião

Assim que terminarem os trabalhos, no pós-reunião, estão envolvidos carta de agradecimento, envio de relatório da visita, com ata de reunião, e documentos pertinentes. Dessa forma, você encerrará o encontro demonstrando sua gratidão pelo visitante ter se deslocado até você para que a negociação ou a apresentação de propostas fosse realizada, além de documentar cada aspecto e ocorrido da reunião.

Garanta, também, que o estrangeiro possua o amparo necessário para seu retorno, da mesma forma que foi recebido. Com isso, ele estará disposto a retornar para futuros encontros e, levando em consideração a imagem da empresa, você terá seu trabalho geral valorizado, desde seus produtos, até sua receptividade. Imagine virar uma referência em como receber estrangeiros com as dicas da Nevine!

Agora que você já sabe como receber estrangeiros, aproveite as dicas e as utilize com sabedoria! Portanto, essas são algumas preocupações a serem vistas antes e durante a estadia de um estrangeiro para uma reunião de negócios da sua empresa. Lembre-se de aplicar essas dicas em suas reuniões e, assim, garantirá uma ótima figura corporativa do seu negócio que, além de poder oferecer ótimos produtos, poderá agregar a sua imagem o cuidado com as pessoas e seus devidos reconhecimentos.